FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO

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Funciones Específicas de las Áreas de FONADE

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Cómo Funcionamos / Funciones de la áreas de FONADE

ÁREAS DE TRABAJO

Las áreas de trabajo del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE, de acuerdo con las Resoluciones 186 de 2015, 373 de 2015 y 212 de 2016, son las siguientes:

1. Adscritas a la Gerencia General
1.1 Área de Planeación y Gestión de Riesgos
1.2 Área de Tecnologías de la Información

2.   Adscritas a la Subgerencia Técnica
2.1. Área de Ciencia, Tecnología y Emprendimiento
2.2. Área de Desarrollo Económico y Social
2.3. Área de Infraestructura Productiva
2.4. Área de Infraestructura Social
2.5. Área de Minas e Hidrocarburos
2.6. Área de Desarrollo Territorial
2.7 Área de Gestión Operativa de Planes y Programas Estratégicos

3.   Adscritas a la Subgerencia Financiera
3.1. Área de Banca de Inversión y Asociaciones Público – Privadas (APP)
3.2. Área de Negociación de Inversiones
3.3. Área de Contabilidad
3.4. Área de Presupuesto
3.5. Área Fondo de Ejecución de Proyectos
3.6. Área de Planeación y Control Financiero

4. Adscritas a la Subgerencia Administrativa
4.1 Área de Servicios Administrativos
4.2 Área de Talento Humano
4.3 Área de Organización y Métodos
4.4 Área de Pagaduría

5. Adscritas a la Subgerencia de Contratación
5.1 Área de Planeación Contractual
5.2 Área de Procesos de Selección y Contratación
5.3 Área de Seguimiento, Controversias Contractuales y Liquidaciones

FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LAS ÁREAS

Son funciones específicas de las áreas de trabajo, las siguientes:

1. GERENCIA GENERAL
1.1. ÁREA DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE RIESGOS
  1. Coordinar las actividades de formulación del plan estratégico, del plan de acción institucional y del plan de desarrollo administrativo.
  2. Asesorar y acompañar a las áreas de la entidad en la formulación de proyectos y en la definición de planes encaminados al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad.
  3. Diseñar y proponer metodologías y procedimientos para la formulación y seguimiento de la planeación estratégica institucional.
  4. Realizar el seguimiento de la gestión institucional mediante la evaluación del avance y cumplimiento de los planes y proyectos formulados.
  5. Liderar las actividades de diseño, implementación y mantenimiento de la estrategia de continuidad del negocio.
  6. Elaborar y presentar a la alta dirección los informes correspondientes a la gestión institucional.
  7. Diseñar, implementar y administrar herramientas para el seguimiento y evaluación de la gestión institucional.
  8. Coordinar el diligenciamiento y envió de la encuesta de Índice de Integridad de las entidades públicas, realizar el seguimiento de sus resultados y proponer las acciones de mejora respectivas.
  9. Coordinar la elaboración y publicación del informe de gestión anual.
  10. Apoyar la formulación de la política social y realizar el seguimiento y evaluación-a la implementación y cumplimiento de la misma en la entidad.
  11. Asesorar a la alta dirección en la formulación de Acuerdos de Gestión y apoyar a la Gerencia General en la evaluación de su cumplimiento.
  12. Desarrollar y proponer metodologías y procedimientos para la identificación, medición, valoración y control de los riesgos a los que se puede ver expuesta la Entidad (liquidez, mercado, emisor, contraparte, operativo y LAFT).
  13. Realizar la medición, seguimiento y control de los riesgos acorde con las metodologías aprobadas.
  14. Definir fuentes independientes para captarlas variables de mercado (precios, tasas, volatilidades) necesarias para medir y valorar riesgos.
  15. Revisar y validar periódicamente las metodologías de valoración de instrumentos financieros aplicadas en la Entidad y efectuar monitoreo a la valoración de las posiciones a precios de mercado y a la custodia de inversiones.
  16. Validar periódicamente los modelos y sistemas de información utilizados en la gestión de riesgos y proponer e implementar ajustes y mejoras a los mismos.
  17. Elaborar propuestas sobre límites de riesgo, y presentarlas o notificarlas a las áreas e instancias que correspondan.
  18. Verificar, monitorear y controlar el cumplimiento de las políticas y límites establecidos por la Junta Directiva.
  19. Evaluar las solicitudes o situaciones de exceso de cupos o límites y presentarlas o notificarlas a las instancias que correspondan.
  20. Analizar, en términos de riesgo, las propuestas con relación a nuevos productos, operaciones o actividades de Tesorería.
  21. Analizar las pérdidas potenciales que podría sufrir la Entidad ante una situación de crisis en los mercados en los que opera (Stress testing) e integrar los resultados en la fijación de límites de exposición al riesgo.
  22. Analizar la solvencia de los emisores y contrapartes y formular propuestas de asignación de cupos de inversión y/o contraparte con base en las metodologías y procedimientos definidos.
  23. Realizar un seguimiento periódico a las condiciones de mercado y notificar a la Alta Gerencia, al Comité Integral de Riesgos y al área de Negociación de Inversiones cuando se presenten variaciones sustanciales en los factores de riesgo que puedan afectar el valor de los activos, el patrimonio o la capacidad de cubrimiento de obligaciones de la entidad.
  24. Realizar el seguimiento permanente de los procedimientos y planes de acción relacionados con el Sistema de Administración de Riesgo Operativo y proponer sus correspondientes actualizaciones y modificaciones.
  25. Asesorar y acompañar a las áreas de la organización en la identificación y valoración de los riesgos operativos.
  26. Administrar el registro de eventos de riesgo operativo y coordinar la recolección de la información.
  27. Realizar seguimiento a las medidas adoptadas para mitigar el riesgo operativo, con el propósito de evaluar su efectividad.
  28. Establecer y monitorear el perfil de riesgo operativo individual y consolidado de la entidad, e informarlo a la Junta Directiva, la Gerencia General y al Comité Integral de Riesgos.
  29. Diseñar, implementar y elaborar reportes internos y externos que recojan aspectos como:
    • Descripción resumida de las posiciones de mercado.
    • Análisis de los factores de riesgo que influyen sobre las pérdidas y ganancias potenciales de las posiciones.
    • Estudio de los perfiles de rentabilidad - riesgo y de la sensibilidad de éstos a variaciones de las posiciones.
    • Análisis de simulación de escenarios (Stress testing).
    • Evaluación de los resultados obtenidos y de las desviaciones sobre los objetivos fijados, identificando factores explicativos, análisis sobre expectativas de evolución de los negocios, tendencias del sector financiero y variables de mercado.
    • Evolución del riesgo operativo, los controles implementados y el monitoreo que se realice sobre los mismos.
  30. Apoyar la formulación y la ejecución de los programas de sensibilización y capacitación que se impartan en la Entidad sobre gestión de riesgos.
  31. Coordinar y gestionar la generación y transmisión a entidades de vigilancia y control de informes de riesgos dentro de los plazos establecidos y velar porque estos reportes se ajusten en el contenido, estructura y calidad de la información de los requerimientos establecidos en las normas respectivas.
  32. Planear, dirigir y hacer seguimiento a las actividades de diseño, implementación y mantenimiento de la gestión de seguridad de la información.
  33. Coordinar y gestionar las actividades necesarias para dar cumplimiento a los requerimientos normativos en materia de gestión de seguridad de la información.
  34. Diseñar, proponer y documentar políticas, procedimientos, planes y controles gestionar la seguridad de la información de la entidad.
  35. Controlar y monitorear el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y estándares de seguridad de la información en FONADE.
  36. Informar a la Alta Gerencia de la entidad sobre el incumplimiento de las políticas y procedimientos y siguiendo los canales de comunicación establecidos.
  37. Programar y ejecutar actividades de sensibilización y capacitación al personal de FONADE sobre €1 tema de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio.
  38. Preparar los informes que se requieran sobre el avance y estado de la implementación del Sistema de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio en la entidad.
  39. Apoyar la identificación, análisis y evaluación de los riesgos relacionados con la Seguridad de la Información y la Continuidad del Negocio, y administrar la información y documentación de los correspondientes modelos y etapas que se desarrollen.
  40. Gestionar la realización de análisis de vulnerabilidades sobre las redes y sistemas de información de FONADE, formular y hacer seguimiento a los planes de tratamiento para mitigarlas.
  41. Gestionar los incidentes de seguridad de la información que se presenten en la entidad, siguiendo los procedimientos establecidos.
  42. Coordinar y supervisar las actividades de diseño, formulación, implementación, pruebas y mantenimiento del Plan de Continuidad del Negocio.
  43. Apoyar y asesorar al equipo directivo en la selección de las estrategias de continuidad más eficientes en términos costo / beneficio y en la definición del presupuesto requerido.
  44. Coordinar la ejecución de pruebas del Pian de Continuidad del Negocio y efectuar la documentación de los resultados de las mismas.
  45. Monitorear el cumplimiento de los procedimientos vigentes en la entidad en materia de continuidad del negocio y los planes que lo soportan, y generar los informes correspondientes.

1.2. ÁREA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
  1. Diseñar, asesorar, impulsar y poner en marcha las estrategias para la debida implementación y el mejoramiento continuo de la gestión estratégica de las tecnologías de la información y las comunicaciones que contribuyen al logro de los objetivos misionales del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE, bajo las directrices dadas por los orientadores y por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
  2. Liderar la gestión estratégica con tecnologías de la información y las comunicaciones mediante la definición, implementación, ejecución, seguimiento y divulgación de un Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI) que esté alineado a la estrategia y modelo integrado de gestión del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE.
  3. Liderar la definición, implementación y mantenimiento de la arquitectura empresarial del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE en virtud de las definiciones y lineamientos establecidos en el marco de referencia de arquitectura empresarial para la gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) del Estado, la estrategia GEL y según la visión estratégica, las necesidades de transformación y marco legal específicos de FONADE.
  4. Desarrollar los lineamientos en materia tecnológica, necesarios para definir políticas, estrategias y prácticas que habiliten la gestión del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE en beneficio de la prestación efectiva de sus servicios y que a su vez faciliten la gobernabilidad y gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC. Así mismo, velar por el cumplimiento y actualización de las políticas y estándares en esta materia.
  5. Liderar la gestión, seguimiento y control de la ejecución de recursos financieros asociados al portafolio de proyectos y servicios definidos en el plan estratégico de Tecnologías y Sistemas de información.
  6. Identificar oportunidades para adoptar nuevas tendencias tecnológicas que generen impacto en el desarrollo del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE.
  7. Coordinar las actividades de definición, seguimiento, evaluación y mejoramiento a la implementación de la cadena de valor y procesos del área de tecnologías de la información.
  8. Atender las actividades de auditorías de gestión de calidad que se desarrollen en el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE y liderar la implementación y seguimiento a los planes de mejoramiento en materia de tecnología que se deriven de las mismas.
  9. Liderar los procesos de adquisición de bienes y servicios de tecnología, mediante la definición de criterios de optimización y métodos que direccionen la toma de decisiones de inversión en tecnologías de la información buscando el beneficio económico y de los servicios del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE.
  10. Adelantar acciones que faciliten la coordinación y articulación entre entidades del sector y del Estado en materia de integración e interoperabilidad de información y servicios, creando sinergias y optimizando los recursos para coadyuvar en la prestación de mejores servicios al ciudadano.
  11. Generar espacios de articulación con otros actores institucionales, la academia, el sector privado y la sociedad civil para contribuir en aspectos inherentes a la formulación y ejecución de planes, programas y proyectos que incorporen tecnologías y sistemas de la información y las comunicaciones (TIC).
  12. Proponer y desarrollar programas de formación para fortalecer las competencias del talento de TI en virtud de las necesidades de la gestión de TI y adelantar acciones con el fin de garantizar la óptima gestión del conocimiento sobre los proyectos, bienes y servicios de TI.
  13. Desarrollar estrategias de gestión de información para garantizar la pertinencia, calidad, oportunidad, seguridad e intercambio con el fin de lograr un flujo eficiente de información disponible para el uso en la gestión y la toma de decisiones en el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE.
  14. Proponer e implementar acciones para impulsar la estrategia de gobierno abierto mediante la habilitación de mecanismos de interoperabilidad y apertura de datos que faciliten la participación, transparencia y colaboración en el Estado.
  15. Liderar el desarrollo, implementación y mantenimiento de los sistemas de información y servicios digitales del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE en virtud de lo establecido en el Plan Estratégico de tecnologías de la información y de las comunicaciones, así como las necesidades de información de los servicios al ciudadano y grupos de interés.
  16. Liderar la definición, adquisición y supervisión de las capacidades de infraestructura tecnológica, servicios de administración, operación y soporte y velar por la prestación eficiente de los servicios tecnológicos necesarios para garantizar la operación de los sistemas de información y servicios digitales según criterios de calidad, oportunidad, seguridad, escalabilidad y disponibilidad.
  17. Propender y facilitar el uso y apropiación de las tecnologías, los sistemas de información y los servicios digitales por parte de los servidores públicos, los ciudadanos y los grupos de interés a quienes están dirigidos,
  18. Promover el uso efectivo del derecho de acceso de todas las personas a las tecnologías de la información y las comunicaciones, dentro de los límites establecidos por la Constitución y la Ley.
  19. Proponer, ejecutar y controlar las políticas y procedimientos para la generación, custodia y restauración de copias de respaldo de la información.
  20. Apoyar las actividades de diseño, implementación y mantenimiento de la estrategia de continuidad del negocio.
  21. Establecer los lineamientos institucionales para el uso óptimo de los recursos tecnológicos con que cuenta la Entidad.
  22. Definir y documentar la metodología para el desarrollo, prueba, puesta en producción, mantenimiento y continuidad de los sistemas de información de la Entidad.
  23. Diseñar y realizar las actividades de soporte, configuración y mantenimiento de la página Web del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE.
  24. Liderar la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en los temas de Gobierno Abierto, Trámites y Servicios, Gestión TI, Seguridad y Privacidad de la Información conforme con las políticas, lineamientos y directrices establecidas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
  25. Las demás funciones que le sean asignadas con la naturaleza del área, así como aquellas establecidas por el sector, el Gobierno Nacional o la Ley.

2. SUBGERENCIA TÉCNICA
2.1. ÁREA DE CIENCIA, TECNOLOGÍA Y EMPRENDIMIENTO. En el área temática de su competencia:

  1. Ejecutar las acciones necesarias para garantizar una adecuada y oportuna planeación del portafolio de proyectos del área, tales como:
  2. Definir metas e indicaciones.
  3. Definir Las fases, etapas y actividades a desarrollar.
  4. Definir cronogramas de trabajo.
  5. Asegurar que las Gerencias de Convenio cuenten con los recursos requeridos para el cumplimiento de las metas con calidad.
  6. Realizar seguimiento y control a las metas del portafolio de proyectos del área con el fin de garantizar una ejecución y liquidación de proyectos con calidad y oportunidad.
  7. Anticiparse de manera oportuna a problemas u oportunidades.
  8. Actuar como un catalizador para resolver problemas en la ejecución del portafolio y conflictos interpersonales que pudieran presentarse.
  9. Realizar seguimiento y control del cumplimiento de las obligaciones a cargo de las personas del área.
  10. Asegurar un adecuado clima organizacional.
  11. Asegurar el uso diario de las herramientas organizacionales de TI para registrar datos, generar información y almacenar documentos.
  12. Gestionar la existencia de sinergias y la documentación de lecciones aprendidas del portafolio de proyectos del área.
  13. Asegurar excelencia operativa.
  14. Asegurar la adecuada implementación de las políticas, directrices, lineamientos, estándares y manuales de la organización en el área.
  15. Gerenciar adecuadamente los clientes.
  16. Realizar los informes de ejecución pertinentes.
  17. Gestionar el desarrollo de nuevos negocios en el área de su competencia.
  18. Gestionar la interacción del área, con el resto de áreas de la organización
  19. Elaborar el presupuesto de funcionamiento del área y realizar seguimiento a su ejecución.
  20. Las demás que se le sean asignadas acordes a la naturaleza del rol y del área.

2.2. ÁREA DE DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL. En el área temática de su competencia:

  1. Ejecutar las acciones necesarias para garantizar una adecuada y oportuna planeación del portafolio de proyectos del área, tales como:
  2. Definir metas e indicadores.
  3. Definir las fases, etapas y actividades a desarrollar.
  4. Definir cronogramas de trabajo.
  5. Organizar el equipo de trabajo (estructura, roles y responsabilidades)
  6. Asegurar que las Gerencias de Convenio cuenten con los recursos requeridos para el cumplimiento de las metas con calidad.
  7. Realizar seguimiento y control a las metas del portafolio de proyectos del área con el fin de garantizar una ejecución y liquidación de proyectos con calidad y oportunidad.
  8. Anticiparse de manera oportuna a problemas u oportunidades.
  9. Actuar como un catalizador para resolver problemas en la ejecución del portafolio y conflictos interpersonales que pudieran presentarse.
  10. Realizar seguimiento y control del cumplimiento de las obligaciones a cargo de las personas del área.
  11. Asegurar un adecuado clima organizacional.
  12. Asegurar el uso diario de las herramientas organizacionales de TI para registrar datos, generar información y almacenar documentos.
  13. Gestionar la existencia de sinergias y la documentación de lecciones aprendidas del portafolio de proyectos del área.
  14. Asegurar excelencia operativa.
  15. Asegurar la adecuada implementación de las políticas, directrices, lineamientos estándares y manuales de la organización en el área.
  16. Gerenciar adecuadamente los clientes.
  17. Realizar los informes de ejecución pertinentes.
  18. Gestionar el desarrollo de nuevos negocios en el área de su competencia.
  19. Gestionar la interacción del área, con el resto de áreas de la organización.
  20. Elaborar el presupuesto de funcionamiento del área y realizar seguimiento a su ejecución.

2.3. ÁREA DE INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA. En el área temática de su competencia:

  1. Ejecutar las acciones necesarias para garantizar una adecuada y oportuna planeación del portafolio de proyectos del área, tales como:
  2. Definir metas e indicadores
  3. Definir las fases, etapas y actividades a desarrollar
  4. Definir cronogramas de trabajo
  5. Organizar el equipo de trabajo (estructura, roles y responsabilidades)
  6. Asegurar que las Gerencias de Convenio cuenten con los recursos requeridos para el cumplimiento de las metas con calidad.
  7. Realizar seguimiento y control a las metas del portafolio de proyectos del área con el fin de garantizar una ejecución y liquidación de proyectos con calidad y oportunidad.
  8. Anticiparse de manera oportuna a problemas u oportunidades.
  9. Actuar como un catalizador para resolver problemas en la ejecución del portafolio y conflictos interpersonales que pudieran presentarse.
  10. Realizar seguimiento y control del cumplimiento de las obligaciones a cargo de las personas del área.
  11. Asegurar un adecuado clima organizacional.
  12. Asegurar el uso diario de las herramientas organizacionales d TI para registrar datos, generar información y almacenar documentos.
  13. Gestionar la existencia de sinergias y la documentación de lecciones aprendidas del portafolio de proyectos del área.
  14. Asegurar excelencia operativa.
  15. Asegurar la adecuada implementación de las políticas, directrices, lineamientos, estándares y manuales de la organización en el área.
  16. Gerenciar adecuadamente los clientes.
  17. Realizar los informes de ejecución pertinentes.
  18. Gestionar el desarrollo de nuevos negocios en el área de su competencia.
  19. Gestionar la interacción del área, con el resto de áreas de la organización.
  20. Elaborar el presupuesto de funcionamiento del área y realizar seguimiento a su ejecución.

2.4. ÁREA DE INFRAESTRUCTURA SOCIAL. En el área temática de su competencia:

  1. Ejecutar las acciones necesarias para garantizar una adecuada y oportuna planeación del portafolio de proyectos del área, tales como:
  2. Definir metas e indicaciones.
  3. Definir las fases, etapas y actividades a desarrollar
  4. Definir cronogramas de trabajo
  5. Organizar el equipo de trabajo (estructura, roles y responsabilidades)
  6. Asegurar que las Gerencias de Convenio cuenten con los recursos requeridos para el cumplimiento de las metas con calidad.
  7. Realizar seguimiento y control a las metas del portafolio de proyectos del área con el fin de garantizar una ejecución y liquidación de proyectos con calidad y oportunidad.
  8. Anticiparse de manera oportuna a problemas u oportunidades.
  9. Actuar como un catalizador para resolver problemas en la ejecución y liquidación de proyectos con calidad y oportunidad.
  10. Realizar seguimiento y control del cumplimiento de las obligaciones a cargo de las personas del área.
  11. Asegurar un adecuado clima organizacional.
  12. Asegurar el uso diario de las herramientas organizacionales de TI para registrar datos, generar información y almacenar datos.
  13. Gestionar la existencia de sinergias y la documentación de lecciones aprendidas del portafolio de proyectos del área.
  14. Asegurar excelencia operativa.
  15. Asegurar la adecuada implementación de las políticas, directrices, lineamientos, estándares y manuales de la organización en el área.
  16. Gerenciar adecuadamente los clientes.
  17. Realizar los informes de ejecución pertinentes.
  18. Gestionar el desarrollo de nuevos negocios en el área de su competencia.
  19. Gestionar la interacción del área, con el resto de áreas de la organización.
  20. Elaborar el presupuesto de funcionamiento del área y realizar seguimiento a su ejecución.

2.5. ÁREA DE MINAS E HIDROCARBUROS. En el área temática de su competencia:

  1. Ejecutar las acciones necesarias para garantizar una adecuada y oportuna planeación del portafolio de proyectos del área, tales como:
  2. Definir metas e indicadores
  3. Definir las fases, etapas y actividades a desarrollar
  4. Definir cronogramas de trabajo
  5. Organizar el equipo de trabajo (estructura, roles y responsabilidades)
  6. Asegurar que las Gerencias de Convenio cuenten con los recursos requeridos para el cumplimiento de las metas con calidad.
  7. Realizar seguimiento y control a las metas del portafolio de proyectos del área con el fin de garantizar una ejecución y liquidación de proyectos con calidad y oportunidad.
  8. Anticiparse de manera oportuna a problemas u oportunidades.
  9. Actuar como un catalizador para resolver problemas en la ejecución del portafolio y conflictos interpersonales que pudieran presentarse.
  10. Realizar seguimiento y control del cumplimiento de las obligaciones a cargo de las personas del área.
  11. Asegurar un adecuado clima organizacional.
  12. Asegurar el uso diario de las herramientas organizacionales d TI para registrar datos, generar información y almacenar documentos.
  13. Gestionar la existencia de sinergias y la documentación de lecciones aprendidas del portafolio de proyectos del área.
  14. Asegurar excelencia operativa.
  15. Asegurar la adecuada implementación de las políticas, directrices, lineamientos, estándares y manuales de la organización en el área.
  16. Gerenciar adecuadamente los clientes.
  17. Realizar los informes de ejecución pertinentes.
  18. Gestionar el desarrollo de nuevos negocios en el área de su competencia.
  19. Gestionar la interacción del área, con el resto de áreas de la organización.
  20. Elaborar el presupuesto de funcionamiento del área y realizar seguimiento a su ejecución.

2.6. ÁREA DE DESARROLLO TERRITORIAL. En el área temática de su competencia:

  1. Ejecutar las acciones necesarias para garantizar una adecuada y oportuna planeación del portafolio de proyectos del área, tales como:
  2. Definir metas e indicadores
  3. Definir las fases, etapas y actividades a desarrollar
  4. Definir cronogramas de trabajo
  5. Organizar el equipo de trabajo (estructura, roles y responsabilidades)
  6. Asegurar que las Gerencias de Convenio cuenten con los recursos requeridos para el cumplimiento de las metas con calidad.
  7. Realizar seguimiento y control a las metas del portafolio de proyectos del área con el fin de garantizar una ejecución y liquidación de proyectos con calidad y oportunidad.
  8. Anticiparse de manera oportuna a problemas u oportunidades.
  9. Actuar como un catalizador para resolver problemas en la ejecución del portafolio y conflictos interpersonales que pudieran presentarse.
  10. Realizar seguimiento y control del cumplimiento de las obligaciones a cargo de las personas del área.
  11. Asegurar un adecuado clima organizacional.
  12. Asegurar el uso diario de las herramientas organizacionales d TI para registrar datos, generar información y almacenar documentos.
  13. Gestionar la existencia de sinergias y la documentación de lecciones aprendidas del portafolio de proyectos del área.
  14. Asegurar excelencia operativa.
  15. Asegurar la adecuada implementación de las políticas, directrices, lineamientos, estándares y manuales de la organización en el área.
  16. Gerenciar adecuadamente los clientes.
  17. Realizar los informes de ejecución pertinentes.
  18. Gestionar el desarrollo de nuevos negocios en el área de su competencia.
  19. Gestionar la interacción del área, con el resto de áreas de la organización.
  20. Elaborar el presupuesto de funcionamiento del área y realizar seguimiento a su ejecución.

2.7. ÁREA DE GESTIÓN OPERATIVA DE PLANES Y PROGRAMAS ESTRATÉGICOS. En el área temática de su competencia:

  1. Gestionar alianzas estratégicas con entidades públicas o privadas, tendientes a lograr a ejecución de los diferentes tipos de proyectos.
  2. Fomentar las relaciones con otras entidades financieras para lograr que FONADE robustezca su posicionamiento en el mercado y logre la coordinación con entidades públicas y privadas, en cumplimiento de los objetivos de la Subgerencia Técnica.
  3. Impulsar y poner en marcha planes de acción tendientes a liquidar los convenios y/o contratos celebrados por FONADE, liderados por la Subgerencia Técnica, realizando el respectivo seguimiento y control que garantice la radicación de toda la documentación necesaria para la misma, en la Subgerencia de Contratación.
  4. Apoyar y hacer seguimiento de los procesos, procedimientos, instructivos, tablero de indicaciones y mapas de riesgos de Subgerencia Técnica de FONADE.
  5. Hacer seguimiento a base generada por el área hacer seguimiento a base de datos generada por el área de Gestión Contractual con el fin de verificar la suscripción y modificación de convenios.
  6. Realizar el control de la gestión operativa de los proyectos en los que interviene FONADE, actuando como mediador entre los diferentes actores dentro y fuera de la entidad.
  7. Apoyar y hacer seguimiento a la gestión documental de la Subgerencia Técnica tendiente a evitar el incumplimiento de los tiempos de respuesta establecidos por la ley.
  8. Velar por el cumplimiento de las políticas misionales de FONADE, coordinando las actividades o gestiones necesarias para que las mismas se cumplan en el marco de las directrices del Gobierno Nacional.
  9. Hacer seguimiento a los proyectos y obras que sean asignados por la Subgerencia Técnica, con el fin de garantizar el cumplimiento de metas y de los planes de trabajo.
  10. Hacer seguimiento a las metas, planes de acción y/o planes de mejoramiento fijados para la Subgerencia Técnica y cada una de las áreas que la integran.
  11. Realizar y/o consolidar los informes de gestión de riesgo.
  12. Realizar el control de la gestión de la información técnica (bases de datos) de los convenios y/o contratos que lidere la Subgerencia Técnica.
  13. Procurar un acuerdo clima organizacional del área.
  14. Procurar el uso diario de las herramientas organizacionales de TI para registrar datos, generar información y almacenar documentos.
  15. Gestionar la existencia de sinergias y la documentación de lecciones aprendidas de los portafolios de la Subgerencia Técnica.
  16. Procurar la excelencia operativa.
  17. Procurar la adecuada implementación de las políticas, directrices, lineamientos, estándares y manuales de la organización en el área.
  18. Realizar los informes de ejecución a que haya lugar.
  19. Gestionar la interacción del área, con el resto de áreas de la organización.
  20. Elaborar el presupuesto de funcionamiento del área y realizar seguimiento a su ejecución.

3. SUBGERENCIA FINANCIERA
3.1. ÁREA DE BANCA DE INVERSIÓN Y ASOCIACIONES PÚBLICO PRIVADAS (APP)

  1. Definir los lineamientos generales para el desarrollo de la estrategia de negocios bajo esquemas de Asociación Público - Privada - APP.
  2. Establecer metodologías y estándares, para la selección, evaluación, formulación e implementación de proyectos bajo esquemas APP.
  3. Brindar asistencia técnica y financiera a las entidades estatales del orden nacional y territorial respecto a la aplicación del esquema APP para el desarrollo de proyectos de inversión.
  4. Evaluar técnica, financiera y legalmente proyectos de Asociación Público Privada de iniciativa pública o privada para su posterior trámite y ejecución.
  5. Realizar la evaluación de iniciativas privadas en etapa de pre factibilidad y/o factibilidad para su posterior trámite y ejecución.
  6. Desarrollar labores de promoción de la participación privada en proyectos de inversión estructurados por FONADE.
  7. Realizar la estructuración integral de proyectos de iniciativa pública bajo esquemas de Asociación Público Privada.
  8. Realizar la validación de condiciones financieras de proyectos de Asociación Público Privada previamente estructurados por entidades del orden nacional y territorial.
  9. Realizar la validación de condiciones financieras de iniciativas privadas presentadas a entidades del orden nacional y territorial
  10. Efectuar análisis de la viabilidad técnica, financiera y legal de proyectos de inversión bajo esquema APP.
  11. Plantear recomendaciones y alternativas de modelos de negocio a implementar para la ejecución de proyectos bajo el esquema de Asociación Público Privada.
  12. Acompañar a las entidades del orden nacional y territorial durante el proceso de selección del inversionista privado y adjudicación del proyecto de Asociación Público Privada.
  13. Apoyar a las entidades estatales en el desarrollo, implementación y seguimiento de los estándares de calidad y niveles de servicio en proyectos APP.
  14. Participar en la evaluación, control y seguimiento de las políticas y los planes generales de la entidad relacionados con Estructuración de Proyectos.
  15. Coordinar las actividades técnicas relacionadas con proyectos de asesoría financiera y banca de inversión.
  16. Coordinar el seguimiento de los convenios interadministrativos en los que se haya establecido que FONADE realiza actividades de asesoría financiera, banca de inversión y velar por el cumplimiento de las obligaciones que asume la entidad para el desarrollo de estos convenios.
  17. Coordinar el seguimiento de las contrataciones derivadas de los convenios relacionados con asesoría financiera, banca de inversión y en general estructuración de proyectos relacionados con esta línea de negocio.
  18. Identificar y evaluar entidades objeto de alianzas con el fin de cumplir con el objetivo de estructuración de proyectos de banca de inversión.
  19. Coordinar la elaboración de conceptos requeridos para la viabilización de negocios de banca de inversión. 
  20. Establecer alternativas para desarrollo del proyecto y evaluar la viabilidad financiera de las mismas.
  21. Consolidar el informe técnico, legal, financiero, social y presentarlo para aprobación.
  22. Gestionar el desarrollo de nuevos negocios en el área de su competencia, enfocados al cumplimiento de las directrices y metas que defina la Alta Dirección de FONADE.
  23. Participar en la evaluación, control y seguimiento de las políticas y planes generales de la Entidad, y específicamente en lo referente a evaluación de opciones de negocio.
  24. Coordinar el seguimiento de los convenios en los que se haya establecido que FONADE realiza actividades de evaluación de proyectos, y velar por el cumplimiento de las obligaciones que asume la Entidad para el desarrollo de estos convenios.
  25. Coordinar la consolidación y presentación de informes técnicos, legales, financieros, sociales y de impacto que se deriven de los convenios relacionados con evaluación de proyectos.
  26. Coordinar el diseño y la implementación de las metodologías para evaluación de proyectos de acuerdo con los requerimientos específicos de FONADE y los clientes de los convenios relacionados con evaluación de proyectos.
  27. Coordinar el apoyo necesario para la identificación de las variables de éxito o criterios para evaluación en los programas de convocatoria que defina el cliente de los convenios y/o contratos de evaluación de proyectos.
  28. Coordinar el seguimiento de las contrataciones derivadas de los convenios relacionados con evaluación de proyectos.

3.2. ÁREA DE NEGOCIACION DE INVERSIONES

  1. Hacer la colocación de los excedentes de liquidez en instrumentos de mercado de capitales mediante la construcción de portafolios de inversión tanto de los recursos de los convenios como de los propios de FONADE, bajo parámetros de seguridad y mínimo riesgo y buscando la generación de la mayor rentabilidad posible y por las variables de costo, plazo, liquidez, riesgo y rentabilidad que se presentan.
  2. Controlar el cumplimiento de la normatividad vigente respecto al manejo del portafolio de Inversiones expedida por los organismos de control sobre Inversiones.
  3. Efectuar la negociación de compra-venta de divisas directamente con el sector financiero.
  4.   Dar cumplimiento a las políticas de riesgo e inversión, y a los límites y cupos aprobados por la Junta Directiva.
  5. Garantizar la consecución oportuna de fondos, para cubrir los desembolsos provenientes de las obligaciones contractuales tanto de los convenios como FONADE con los clientes. La gestión realizada debe buscar siempre el mayor beneficio para la entidad y debe hacerse con base en los procedimientos autorizados para tal fin.
  6. Cumplir con parámetros de seguridad en el cierre de las operaciones, con el registro de las mismas dejando constancia de las condiciones y términos de la negociación incluyendo aspectos como la contraparte, el monto, la tasa pactada, el plazo y le cumplimiento, entre otros.
  7. Validar con la dependencia respectiva, los valores de redención y el monto de los cobros de intereses de las inversiones de portafolio, aclarando cualquier diferencia que se llegue a presentar.
  8. Establecer en coordinación con las dependencias relacionadas, los procedimientos que permitan definir la información requerida para elaborar el flujo de caja de la entidad.
  9. Realizar informes de gestión en los que se analicen los resultados obtenidos de la gestión de las inversiones, con destino a las instancias pertinentes en la entidad.
  10. Analizar y proponer nuevas alternativas de inversión.
  11. Participar activamente en el desarrollo de planes de contingencia de sistemas que permitan a la entidad actuar rápida y eficientemente ante un posible siniestro o emergencia y se minimicen sus consecuencias en la actividad de la negociación de inversiones.
  12. Realizar un seguimiento a las mediciones de riesgo elaborados por funcionarios encargados de la gestión de medición de riesgos.
  13. Contribuir al desarrollo de FONADE mediante el estudio de investigación d las mejores oportunidades de colocación de recursos.
  14. Dar apoyo a las diferentes dependencias de FONADE que requieren del concurso de los funcionarios encargados de colocación de recursos.
  15. Revisar, depurar y consolidar la información sobre los rendimientos financieros generados por las inversiones de los convenios y ordenar el correspondiente giro.

3.3. ÁREA DE CONTABILIDAD

  1. Realizar y controlar el registro de las operaciones contables de la entidad con la oportunidad requerida de acuerdo con la normatividad legal vigente.
  2. Elaborar, presentar y sustentar los Estados Financieros de la Entidad y demás información contable y tributaria de acuerdo con las normas legales vigentes.
  3. Apoyar en la implementación y seguimiento al cumplimiento de las normas internacionales de información financiera (NIF) y de otras normas de carácter contable y financiero, de conformidad con las directrices que impartan el Representante Legal y/o la Junta Directiva.
  4. Formular e implementar políticas y prácticas contables aplicables a la Entidad.
  5. Analizar, controlar y hacer seguimiento a las cuentas de Balance General, del Estado de Resultados y demás información que se genere en el Área, con el fin de garantizar su razonabilidad, confiabilidad y veracidad.
  6. Dar cumplimiento a las obligaciones relativas a la información contable y tributaria, dentro de los plazos establecidos en las disposiciones legales vigentes.
  7. Formular a las demás dependencias de la Entidad los requerimientos de información necesarios para el registro oportuno y confiable de la información contable.
  8. Gestionar las actividades relacionadas con la recepción, tramite y pago del funcionamiento de la Entidad.
  9. Apoyar a otras dependencias en el control y generación de los informes requeridos por los clientes internos y externos, relacionados con las actividades que involucran el componente contable de la Entidad.
  10. Hacer seguimiento y control de las cuentas por cobrar y por pagar de la entidad.
  11. Administrar y actualizar la información pertinente en los sistemas de información utilizados.
  12. Preparar, organizar, elaborar y presentar a las instancias pertinentes, con la periodicidad requerida, informes contables de la Entidad.
  13. Administrar la herramienta implementada en la entidad para la gestión del costeo de los negocios, y generar los informes que le sean requeridos; alineando con el proceso de planeación, control y seguimiento financiero.
  14. Realizar la causación contable de los desembolsos que efectúa la entidad.
  15. Atender y dar respuesta a los requerimientos de organismos de control referentes a las actividades inherentes al área.
  16. Las demás funciones que le sean asignadas con la naturaleza del área.

3.4. ÁREA DE PRESUPUESTO

  1. Realizar y controlar el registro de operaciones correspondientes al presupuesto de la Entidad con la oportunidad requerida de acuerdo con la normatividad legal vigente.
  2. Elaborar, presentar, sustentar y hacer seguimiento a las ejecuciones presupuestas de ingresos y gastos de FONADE de acuerdo con las normas legales vigentes.
  3. Formular e implementar políticas y prácticas presupuestales aplicables a la Entidad.
  4. Dar cumplimiento a las obligaciones relativas a la información presupuestal, dentro de los plazos establecidos en las disposiciones legales vigentes.
  5. Formular a las demás dependencias de la entidad los requerimientos de información necesarios para el registro oportuno y confiable de la información necesarios para el registro oportuno y confiable de la información presupuestal.
  6. Liderar la formulación, elaboración, ejecución, evaluación, control y seguimiento del presupuesto de la entidad.
  7. Expedir y controlar los certificados de disponibilidad y registros presupuestales requeridos para el funcionamiento de la Entidad.
  8. Apoyar a otras dependencias en el control y generación de los informes requeridos por los clientes internos y externos, relacionados con las actividades que involucran el componente presupuestal de la Entidad.
  9. Administrar y actualizar la información pertinente en los sistemas de información utilizados.
  10. Preparar, organizar, elaborar y presentar a las instancias pertinentes, con la periodicidad requerida, informes presupuestales de la entidad.
  11. Administrar la herramienta implementada en la entidad para la gestión del presupuesto de los negocios, y generar los informes que le sean requeridos; alineado con el proceso de planeación, control y seguimiento financiero.
  12. Atender y dar respuesta a los requerimientos de organismos de control referentes a las actividades inherentes al área.

3.5     ÁREA FONDO DE EJECUCION DE PROYECTOS

  1. Analizar, controlar y hacer seguimiento al componente presupuestal de los convenios suscritos por la entidad con ocasión del giro ordinario del negocio en concordancia con las políticas establecidas por la Entidad y la normatividad vigente.
  2. Efectuar el registro, administración, actualización y depuración de la información presupuestal de los convenios suscritos por la entidad con ocasión del giro ordinario del negocio, en el sistema de información correspondiente.
  3. Expedir y controlar los certificados de disponibilidad y registros presupuestales requeridos en desarrollo y ejecución de los convenios suscritos por la entidad con ocasión del giro ordinario del negocio.
  4. Gestionar las actividades de programación presupuestal de los convenios, y consolidar, analizar y presentar la información que resulte de este ejercicio.
  5. Gestionar las actividades relacionadas con la recepción, tramite y pago d los desembolsos derivados de los convenios suscritos por la entidad con ocasión del giro ordinario del negocio.
  6. Elaborar informes de la ejecución presupuestal de los convenios suscritos por la entidad en desarrollo del giro ordinario de su negocio, de acuerdo con los requerimientos presentados por los clientes internos y externos.
  7. Realizar el cierre presupuestal de los convenios en la periodicidad que corresponda.
  8. Efectuar la conciliación de los convenios y realizar las depuraciones correspondientes en la periodicidad que corresponda.
  9. Generar la ejecución presupuestal y balances económicos de los convenios para efectos de liquidación de los contratos y convenios suscritos por la entidad en desarrollo del giro ordinario del negocio.
  10. Gestionar las actividades relacionadas con el cobro de los aportes y cuotas de administración de los convenios de gerencia y gestión que suscriba la entidad.
  11. Consolidar y reportar la información registrada por la Subgerencia Técnica- Gerentes de Convenio, relacionada con los anticipos entregados a contratistas para el desarrollo de los convenios.

3.6     ÁREA PLANEACIÓN Y CONTROL FINANCIERO

  1. Liderar el proceso de Planeación y Control Financiero de FONADE, en aras de lograr la eficiencia y la auto sostenibilidad financiera de la Entidad.
  2. Acompañar a la Subgerencia Financiera en el análisis integral de la estrategia de la Entidad, integrándola a la gestión financiera y a los diferentes procesos de las áreas de Presupuesto, Fondo de Ejecución de Proyectos y Negociación de Inversiones.
  3. Identificar, recopilar y analizar la información financiera de FONADE para la actualización del modelo de Planeación financiera y sensibilización de escenarios posibles.
  4. Identificar oportunidades de mejora para el desarrollo e implementación del modelo de planeación financiera de FONADE.
  5. Realizar el diagnóstico Financiero y oportunidades de mejora dentro de la gestión financiera de FONADE.
  6. Centralizar la generación de reportes financieros de la entidad con análisis de tendencias que permita entender el negocio desde su dinámica comercial y el impacto del cumplimiento de la meta comercial en la ejecución presupuestal y los estados financieros.
  7. Difundir el modelo de planeación financiera buscando las palancas de valor en aras de la sostenibilidad del negocio.
  8. Realizar análisis de flujo de caja libre de FONADE real y proyectado dentro del horizonte de tiempo del modelo de planeación financiera.
  9. Elaborar el costeo de cuotas de gerencia para los nuevos convenios, prórrogas, adiciones u otras novedades que presenten las áreas misionales de FONADE, de acuerdo con las consideraciones técnicas correspondientes.
  10. Apoyar el análisis y definición de alternativas financieras para el desarrollo de proyectos.
  11. Actualizar el modelo de costeo de cuotas de gerencia de acuerdo con las necesidades de la entidad y sus objetivos de rentabilidad.
  12. Realizar seguimiento y análisis a la ejecución financiera de los convenios de la mano con las áreas misionales de la Entidad.
  13. Supervisar los pagos de funcionamiento de la Entidad de la mano con el seguimiento del Flujo de Caja.
  14. Apoyar el proceso de evaluación de proyectos propios de la Entidad según asignaciones de la Subgerencia Financiera.
  15. Coordinar y ejercer la secretaría técnica del Comité de Negocios.
  16. Apoyar a las Gerencias de Unidad en el desarrollo de nuevos negocios de acuerdo con las políticas y lineamientos que establezca la alta dirección de FONADE.
  17. Determinar la metodología de presentación de nuevos negocios ante el comité de negocios.
  18. Apoyar a las gerencias de unidad en la preparación y presentación de propuestas de nuevos negocios validando su contenido y condiciones definidas en el comité de negocios, presentando recomendaciones que permitan que la información sea clara y técnicamente correcta.

4. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
4.1 ÁREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

  1. Mantener actualizados los registros y el estado de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Entidad de acuerdo con la normatividad vigente.
  2. Adelantar todas las actividades necesarias para el mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad.
  3. Adelantar las gestiones conducentes para el pago de los impuestos, tasas y contribuciones que afecten los bienes inmuebles de propiedad de la Entidad.
  4. Coordinar y controlar la gestión documental de la Entidad.
  5. Apoyar las actividades de diseño, implementación y mantenimiento de la estrategia de continuidad del Negocio.
  6. Formular políticas para la gestión de los recursos físicos y servicios generales de la entidad, y liderar su ejecución.
  7. Administrar el sistema de peticiones, quejas y reclamos de la entidad.
  8. Liderar, formular y ejecutar políticas relacionadas con la gestión medio ambiental y del uso adecuado de los recursos de la entidad.
  9. Mantener actualizada la información requerida en el Programa de Gestión de Activos PROGA.
  10. Adelantar las gestiones necesarias para establecer y mantener el programa de seguros de la entidad.
  11. Gestionar la ejecución de los contratos que suscriba FONADE con Agencias de Viajes, para el suministro de tiquetes aéreos requeridos en desarrollo y ejecución de los convenios y para el funcionamiento propio de la entidad.

4.2 ÁREA DE TALENTO HUMANO

  1. Administrar y gestionar la planta de personal de la entidad.
  2. Diseñar, desarrollar, ejecutar y hacer seguimiento a los procesos de evaluación del desempeño y competencias laborales y medición del clima organizacional, y proponer acciones encaminadas a su mejoramiento.
  3. Planear, organizar, ejecutar y realizar seguimiento a las actividades de Bienestar Social, Capacitación y Seguridad y Salud en el Trabajo, promoviendo la participación a los mismos por parte de los servidores públicos.
  4. Apoyar las actividades de diseño, implementación y mantenimiento de la estrategia de continuidad del negocio.
  5. Administrar las historias laborales y demás documentos de la planta de personal de la Entidad.
  6. Liderar todas las actividades necesarias para mantener actualizados en Manual de Funciones de los empleados públicos, las obligaciones de los contratos de trabajo de los trabajadores oficiales, reglamento de trabajo, así como la Guía de competencias laborales, organizacionales y comportamentales del personal de planta de la Entidad.
  7. Formular y actualizar las políticas, procedimientos y directrices de acuerdo con la normatividad vigente en materia de administración de personal, pago de aportes al régimen de seguridad social en salud y pensiones y parafiscales, y demás asuntos inherentes a la administración de personal.
  8. Realizar la liquidación de la nómina, prestaciones sociales, aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud y pensiones y parafiscales, indemnizaciones, liquidaciones, provisiones y gestionar su pago.
  9. Planear, ejecutar y hacer seguimiento a los programas de inducción, capacitación y entrenamiento a los servidores de la entidad, en coordinación con las demás áreas.
  10. Coordinar y ejecutar los procesos de selección del personal de planta de la entidad.
  11. Expedir las certificaciones relacionadas con la planta de personal de la entidad.

4.3 ÁREA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

  1. Planear, desarrollar, divulgar y controlar los documentos necesarios para la implementación y mantenimiento de los sistemas de mejoramiento y control. Los métodos de trabajo que soportan el cumplimiento del objetivo social de la Entidad.
  2. Actualizar y divulgar la información de los sistemas de información de los sistemas de mejoramiento y control.
  3. Apoyar las actividades de mejoramiento continuo que se desarrollen al interior de la Entidad a través de la optimización de los procesos, la documentación de los sistemas mejoramiento y control y los métodos de Trabajo.
  4. Apoyar la realización de estudios de mejoramiento organizacional, análisis de la estructura, funciones y distribución de las cargas de trabajo dentro de las áreas.
  5. Coordinar la planeación, el diseño, implementación, mantenimiento y seguimiento de los componentes, elementos y/o requisitos de los Sistemas de Mejoramiento y Control que implemente la entidad.
  6. Apoyar la formulación y/o de indicadores de gestión por procesos.
  7. Evaluar el cumplimiento de mediciones y análisis de indicadores de gestión por procesos, control de productos no conformes y acciones correctivas, preventivas y de mejora, elaborar los informes correspondientes y representarlos a las instancias competentes.
  8. Apoyar la elaboración del informe de revisión del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad y presentar ante las instancias correspondientes.
  9. Planear, diseñar, probar, implementar y promover la actualización de los aplicativos requeridos por el mantenimiento de los sistemas de mejoramiento y control a cargo del área.
  10. Planear con el organismo certificador las actividades de seguimiento y/o recertificación al Sistema de Gestión de Calidad y atender los requerimientos de información que éste formule.
  11. Coordinar las actividades de capacitación y entrenamiento en temas relacionados con los Sistemas de Mejoramiento y Control implementación en la entidad.

4.4 ÁREA DE PAGADURIA

  1. Ejecutar la actividad de pago de los compromisos asumidos por la entidad, con la eficiencia, seguridad y oportunidad que exige una adecuada administración.
  2. Recibir, registrar y controlar los ingresos de recursos a la entidad.
  3. Manejar y custodiar las claves de los sistemas transaccionales y las firmas registradas ante las entidades financieras y contrapartes.
  4. Administrar los sistemas transaccionales y de custodia de títulos valores utilizados por la entidad, de acuerdo con las atribuciones definidas.
  5. Realizar el manejo y control delas cuentas bancarias de la entidad y llevar los libros requeridos.
  6.  Gestionar con las entidades financieras los requerimientos de información sobre las transacciones financieras que ejecuta la entidad.
  7. Asegurar que se cumplan los controles y procedimientos establecidos para reducir el riesgo operativo e informar de los errores y discrepancias detectados.
  8. Custodiar las chequeras en uso e inventario, requeridas por la Entidad para la realización de los pagos por este medio.
  9. Preparar, organizar, elaborar controlar, y entregar los informes que sean requeridos, sobre la situación y movimiento de los recursos, conforme a la metodología e instrucciones administrativas, presupuestales, contables y fiscales vigentes y en la periodicidad establecida.
  10. Efectuar el registro, verificación liquidación y cumplimiento de las operaciones de inversión que efectué la Entidad, siguiendo los procedimientos establecidos.
  11. Notificar oportunamente a las directivas de la entidad sobre el incumplimiento de los términos de negociación, o de las condiciones de las operaciones de inversión por contrapartes.
  12. Realizar el arqueo de las chequeras en uso e inventario, así como de los cheques y títulos valores en custodia, de acuerdo con el procedimiento establecido.
  13. Elaborar los comprobantes de ingreso y egreso, y entregarlos oportunamente para su contabilización.
  14. Revisar y verificar la información de notas crédito y débito, y realizar la respectiva consolidación y generación de interfaces.
  15. Gestionar con las entidades financieras los ajustes o reintegros que se requieran sobre las transacciones y sus correspondientes costos.

5. SUBGERENCIA DE CONTRATACIÓN
5.1. ÁREA DE PLANEACIÓN CONTRACTUAL

  1. Definir el sector o mercado al cual pertenecen los bienes, obras o servicios a contratar.
  2. Elaborar estudios de sector para los procesos de contratación de bienes, obras y servicios requeridos por la Entidad, desde la perspectiva legal, financiera, económica, técnica, organizacional, incluyendo el estudio de riesgos del sector.
  3. Realizar el estudio de la oferta y de la demanda del sector.
  4. Realizar seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con la programación y al Plan de Negocios (Contratación Derivada).
  5. Determinar la necesidad a contratar, las obligaciones generales, especificas, la experiencia y formación requerida de contratista si aplica.
  6. Elaborar estudios de precios de mercado, revisión y análisis del valor económico del contrato a celebrar.
  7. Revisar las condiciones legales, técnicas, financieras y organizacionales sobre las que se puede realizar la contratación de la necesidad.
  8. Recopilar, solicitar y construir los documentos que sean necesarios para soportar la contratación (planos, licencias, autorizaciones, etc.)
  9. Verificar las especificaciones y condiciones técnicas.
  10. Verificar la existencia de la totalidad de planos, licencias, autorizaciones, consultas y estudios requeridos para la ejecución del proyecto.
  11. Valorar los riesgos previsibles que un proponente o FONADE deben asumir al presentar o solicitar la oferta en un proceso de selección y establecer las medidas de mitigación.
  12. Analizar el comportamiento de las adquisiciones anteriores y de los contratistas con el fin de definir los acuerdos de niveles de servicio, los mecanismos de cobertura de los riesgos y medidas contractuales (de orden correctivo o sancionatorio, cuando ello proceda, conforme el régimen normativo aplicable) que sean necesarios para la correcta ejecución del contrato.
  13. Definirla modalidad de contratación de cada línea incluida en el PAA (Plan Anual de Adquisiciones, para el caso de contratación funcionamiento y Plan de Negocios para el caso de Contratación Derivada)
  14. Identificar el contrato a celebrar al igual que su plazo, forma de pago, obligaciones y cláusulas especiales.
  15. Determinar, de acuerdo con su competencia, los requisitos habilitantes técnicos, jurídicos y financieros y factores de ponderación a establecer en las reglas de participación que rigen los procesos de selección vigentes.
  16. Elaborar los Estudios y Documentos Previos de los Procesos de Selección y Contratación Directa de la Contratación Derivada y Contratación de Funcionamiento.
  17. Elaborar las respuestas a las observaciones jurídicas, técnicas y financieras que se presenten en desarrollo de los procesos de selección.
  18. Suministrar la información necesaria al área de Procesos de Selección y Contratación para consolidar las adendas que se requieran en el desarrollo del proceso, para la firma del Ordenador del Gasto.
  19. Conformar el expediente con los documentos que correspondan al Proceso, para la firma del Ordenador del Gasto.
  20. Evaluar las propuestas y realizar los informes respectivos, conforme la designación de equipo evaluador que realice el Ordenador del Gasto.
  21. Apoyar el desarrollo de las audiencias que se presenten en los procesos de selección.
  22. Asistir y apoyar a FONADE en los comités de negocios.
  23. Brindar acompañamiento al Comité de Negocios en el proceso de negociación, la elaboración de las minutas de los contratos y convenios que suscriba el Gerente General en el marco de las líneas de negocios de FONADE con sus clientes, así como en las novedades contractuales que posteriormente sean necesarias para garantizar el cumplimiento cabal de las obligaciones a cargo de la entidad.
  24. Prestar su colaboración a la Sub gerencia Administrativa en la custodia y organización del archivo del contrato remitiendo toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato. El expediente del contrato deberá incluir entre otros, la correspondencia o correos electrónicos cruzados con el contratista, planos, requerimientos, actas de reuniones instrucciones impartidas y demás documentos necesarios para el control físico ay financiero del contrato, adjuntado en general toda la información relacionada con su desarrollo.
  25. Atender los requerimientos formulados por entes de control en interesados en general toda la información relacionada con su desarrollo.

5.2. ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

  1. Elaborar los avisos de convocatoria y cronogramas del proceso.
  2. Elaborar las Reglas de Participación de los Procesos de Selección de la Contratación Derivada y Contratación de Funcionamiento, para la firma del Ordenador del Gasto.
  3. Determinar las reglas para desempate de propuestas.
  4. Publicar las Reglas de Participación, adendas y los demás documentos que se expidan con ocasión del Proceso de Selección.
  5. Prepara y adelantar la Audiencia de Aclaración prevista en las Reglas de Participación y dejar constancia en actas sobre lo sucedido en ellas.
  6. Consolidar el documento de respuesta a las observaciones que se presenten durante el Proceso de Selección.
  7. Elaborar el Acta de Cierre del Proceso de Selección, para la firma del Ordenador del Gasto.
  8. Aplicar las reglas de subsanación de requisitos y documentos con prevalencia de las soluciones sustanciales sobre las formales.
  9. Realizar y dejar los soportes respectivos de las consultas a Listas Vinculantes de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
  10. Preparar y adelantar la Audiencia de Aceptación de Oferta o Declaratoria de Fallido del Proceso de Selección (según corresponda), presidida por
  11.  Ordenador del Gasto, prevista en las Reglas de Participación y dejar constancia en actas sobre lo sucedido en ellas.
  12. Recomendar al ordenador del gasto y elaborar el documento de suspensión o cancelación del Proceso de Selección, debidamente sustentado.
  13. Elaborar las minutas de los contratos y sus novedades contractuales, para la firma del Ordenador del Gasto.
  14. Aprobar las garantías que FONADE exija a sus contratistas pro razón de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos, sin consideración a su naturaleza y cuantía.
  15. Revisar y aprobar las minutas de los contratos de fiduciaria que los contratistas constituyan, en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, una fiducia o patrimonio entidad irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, en el cual se establezca que FONADE es el beneficiario, como requisito previo para el desembolso del anticipo.
  16. Publicar en el SECOP los contratos y sus modificaciones.
  17. Revisar las garantías que les sean exigidas a FONADE con ocasión de la suscripción de los Convenios y Contratos, que en el marco de sus líneas de negocio suscriba FONADE con sus clientes actuando como tomador de la misma, para la suscripción por parte del Subgerente de Contratación.
  18. Complementar el expediente entregado por el Área de Planeación Contractual con los documentos que le correspondan al Proceso de Selección de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación.
  19. Prestar su colaboración a la Subgerencia Administrativa en la custodia y organización del archivo del contrato remitiendo toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato. El expediente del contrato deberá incluir entre otros la correspondencia o correos electrónicos cruzados con el contratista, planos, requerimientos, actas de reuniones, instrucciones impartidas y demás documentos necesarios para el control físico y financiero del contrato, adjuntado en general toda la información relacionada con su desarrollo.
  20. Actualizar y complementar la información que corresponda a esta Área, sobre la Contratación Derivada y Contratación de Funcionamiento en el aplicativo de Contratación.
  21. Atender los requerimientos formularios por entes de control e interesados en general, relacionados con las funciones del Área.

5.3. ÁREA DE SEGUIMIENTO, CONTROVERSIAS CONTRACTUALES Y LIQUIDACIONES

  1. Sin perjuicio de las funciones asignadas, delegadas o desconcentradas a las distintas dependencias vinculadas a la Subgerencia Técnica, Subgerencia Financiera o Subgerencia Administrativa, durante la ejecución de la Contratación de Funcionamiento, realizar el seguimiento y control inherente a las funciones delegadas en la Subgerencia de Contratación.
  2. Apoyar jurídicamente a los Gerentes de Unidad, Gerentes de Convenio o quienes hagan sus veces, y a los supervisores en las novedades que se presenten en el desarrollo de los contratos o convenios manteniendo informado al ordenador de gasto sobre el desarrollo el objeto contractual.
  3. Promover y adelantar las actuaciones, preparar los documentos, elaborar y sustanciar para la firma del Ordenador de Gasto, los requerimientos, citaciones, avisos de siniestro y en general, todos los actos que sean necesarios para hacer efectivas y/o exigibles las medidas contractuales apremiantes o indemnizatorias, de orden legal, reglamentario o contractual, que sea necesario implementar para conjurar el no cumplimiento de los contratistas de FONADE, en caso de inejecución, ejecución indebida o deficiente del objeto y sus obligaciones contractuales, de acuerdo con su competencia, según lo establecido en el Estatuto de Contratación.
  4. Proyectar el Acta de liquidación de los contratos y convenios suscritos por el Gerente General en el marco de las líneas de negocios de FONADE con sus clientes, para la firma del Ordenador del Gasto.
  5. Proyectar el Acta de Liquidación de la Contratación Derivada para la firma del Ordenador del Gasto.
  6. Proyectar el Acta de Liquidación de la Contratación de Funcionamiento para la firma del Ordenador de Gasto.
  7. Proyectar el acto administrativo de liquidación unilateral para la firma del Ordenador del Gasto cuando corresponda, realizando los trámites de notificación y de sustanciación de los recursos que se interpongan en contra del mismo.
  8. Proyectar la constancia de archivo en caso de pérdida de competencia de FONADE para liquidar el contrato dentro del término contractual y legalmente establecido para la suscripción del Acta de Liquidación, para la firma del Ordenador del Gasto.
  9. Realizar el seguimiento a la suscripción de las actas de liquidación de la Contratación Derivada y Contratación de Funcionamiento.
  10. Requerir a los supervisores de la Contratación Derivada y Contratación de Funcionamiento, la radicación de los documentos necesarios para llevar a cabo las liquidaciones de su competencia.
  11. Prestar su colaboración a la Subgerencia Administrativa en la custodia y organización del archivo del contrato remitiendo toda la información utilizada y elaborada durante la ejecución del contrato. El expediente del contrato deberá incluir entre otros, la correspondencia cruzados con el contratista, planos, requerimientos, actas de reuniones, instrucciones impartidas, y demás documentos necesarios para el control físico y financiero del contrato, adjuntando en general toda la información relacionada con su desarrollo.
  12. Elabora y suscribir las certificaciones contractuales de la Contratación Derivada y de la Contratación de Funcionamiento, asegurando la confiabilidad de las mismas respecto de los soportes contractuales.
  13. Generar los reportes periódicos a las distintas dependencias de la entidad de contratos suscritos.
  14. Actualizar y complementar la información que corresponda a esta Área, sobre la Contratación Derivada y Contratación de Funcionamiento en el aplicativo de Contratación.
  15. Atender los requerimientos formulados por entes de control e interesados en general relacionados con las funciones del Área.
  • Acceso al Portal Corporativo FONADE
  • FONADE para Niños
  • Intradomiciliarias
  • Rendición de Cuentas
  • Historias Que Transforman
  • Oficina de Entidades Territoriales
  • Oficina de Entidades Territoriales